Kebijakan Privasi & Syarat Ketentuan Penggunaan SIMPEG

1Pendahuluan

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kota Salatiga ("kami", "pengelola") mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi data pribadi Aparatur Sipil Negara (ASN) Pemerintah Kota Salatiga yang menggunakan SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian) Kota Salatiga ("Aplikasi").

SIMPEG adalah aplikasi internal untuk pengelolaan data kepegawaian ASN di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga, meliputi antara lain data identitas kepegawaian, riwayat jabatan, riwayat pendidikan, kinerja, kehadiran, dan dokumen kepegawaian terkait. Aplikasi ini hanya dapat diakses oleh ASN Pemerintah Kota Salatiga dan pengelola kepegawaian di Perangkat Daerah masing-masing, dan tidak ditujukan untuk digunakan oleh masyarakat umum.

2Data yang Dikumpulkan

Data yang diisi langsung oleh pengguna

Aplikasi mengumpulkan data yang diinput secara mandiri oleh ASN yang bersangkutan atau oleh pengelola kepegawaian di Perangkat Daerah, antara lain:

• Data identitas: NIP, nama lengkap, tempat/tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, nomor telepon, dan data kependudukan lain yang relevan.
• Data kepegawaian: pangkat/golongan, jabatan, unit kerja, riwayat mutasi/promosi, riwayat pendidikan dan pelatihan.
• Data kinerja dan kehadiran: hasil penilaian kinerja, presensi, dan dokumen pendukung terkait.
• Dokumen elektronik pendukung: dokumen SK, ijazah, sertifikat, dan dokumen kepegawaian lain yang diunggah.

Data dari Login with Google

SIMPEG menggunakan Login with Google sebagai satu-satunya metode masuk ke Aplikasi. Saat pengguna masuk menggunakan akun Google, Aplikasi hanya meminta dan menerima data profil dasar berikut dari Google:

• Alamat surel (email address) akun Google.
• Nama tampilan (display name) akun Google.
• Foto profil akun Google (jika tersedia), untuk ditampilkan sebagai avatar pengguna.

Aplikasi tidak meminta maupun menyimpan kata sandi akun Google pengguna. Aplikasi tidak mengakses, membaca, atau mengubah data lain pada akun Google pengguna (seperti Gmail, Google Kalender, atau Google Drive pribadi) melalui fitur Login with Google ini.

Data profil Google tersebut digunakan semata-mata untuk mencocokkan identitas pengguna dengan data kepegawaian yang sudah terdaftar di SIMPEG (berbasis NIP), dan untuk keperluan autentikasi masuk ke Aplikasi. Alamat surel yang digunakan untuk login harus terdaftar dan diverifikasi terlebih dahulu oleh pengelola kepegawaian instansi.

Data teknis

Aplikasi juga dapat mencatat data teknis secara otomatis untuk keperluan keamanan dan audit sistem, seperti alamat IP, waktu akses (log masuk/keluar), jenis perangkat, dan jenis peramban (browser) yang digunakan.

3Tujuan Penggunaan Data

Data yang dikumpulkan digunakan untuk tujuan berikut:

• Menyediakan, mengoperasikan, dan memelihara layanan administrasi kepegawaian ASN Pemerintah Kota Salatiga.
• Verifikasi dan autentikasi identitas pengguna pada saat masuk ke Aplikasi.
• Pengelolaan data kepegawaian, termasuk namun tidak terbatas pada kenaikan pangkat, mutasi, penilaian kinerja, dan presensi.
• Penyusunan laporan kepegawaian untuk keperluan internal Pemerintah Kota Salatiga dan pelaporan kepada instansi terkait (misalnya Badan Kepegawaian Negara/BKN) sesuai peraturan perundang-undangan.
• Pemeliharaan keamanan sistem, pencegahan penyalahgunaan akses, dan audit internal.

4Dasar Pemrosesan dan Ruang Lingkup Akses

Pemrosesan data pribadi dalam Aplikasi dilakukan berdasarkan pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah di bidang manajemen kepegawaian ASN, sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan mengenai Aparatur Sipil Negara. Akses terhadap Aplikasi dibatasi hanya untuk:

• ASN yang bersangkutan, terhadap data kepegawaiannya sendiri.
• Pengelola kepegawaian pada Perangkat Daerah masing-masing, terhadap data pegawai di lingkup Perangkat Daerah tersebut.
• Administrator sistem di lingkungan BKPSDM Kota Salatiga, sesuai kewenangan yang diberikan untuk keperluan pengelolaan dan pemeliharaan sistem.

Aplikasi tidak dapat diakses oleh masyarakat umum maupun pihak di luar ASN Pemerintah Kota Salatiga.

5Penyimpanan dan Keamanan Data

• Data disimpan pada server milik/dikelola Pemerintah Kota Salatiga (Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Salatiga) dan tidak dipindahkan ke penyedia layanan pihak ketiga di luar keperluan operasional yang disebutkan dalam kebijakan ini.
• Akses ke basis data dan sistem dibatasi dengan mekanisme autentikasi, kontrol akses berbasis peran (role-based access control), serta enkripsi untuk data dan kredensial yang bersifat sensitif.
• Kami menerapkan langkah teknis dan organisatoris yang wajar untuk melindungi data dari akses tidak sah, kebocoran, perubahan, atau penghapusan yang tidak sah.
• Data disimpan selama pengguna berstatus sebagai ASN aktif dan/atau selama diwajibkan oleh ketentuan kearsipan pemerintah yang berlaku, termasuk untuk keperluan riwayat kepegawaian purnatugas.

6Berbagi Data kepada Pihak Lain

Kami tidak menjual, menyewakan, atau memperdagangkan data pribadi pengguna. Data hanya dapat dibagikan dalam kondisi berikut:

• Kepada instansi pemerintah yang berwenang, seperti Badan Kepegawaian Negara (BKN), dalam rangka pelaporan dan sinkronisasi data kepegawaian ASN sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
• Kepada aparat penegak hukum atau lembaga negara lain, apabila diwajibkan oleh ketentuan peraturan perundang-undangan atau perintah pengadilan.
• Kepada penyedia layanan teknis yang bertindak sebagai pemroses data atas nama kami (misalnya penyedia infrastruktur server pemerintah), dengan kewajiban menjaga kerahasiaan yang setara dengan kebijakan ini.

Data profil dari Login with Google tidak dibagikan kepada pihak ketiga mana pun dan hanya digunakan untuk keperluan autentikasi sebagaimana dijelaskan pada Bagian 2.

7Hak Pengguna

Sesuai prinsip pelindungan data pribadi, ASN pengguna Aplikasi berhak untuk:

• Mengakses dan melihat data kepegawaiannya sendiri yang tersimpan dalam Aplikasi.
• Mengajukan perbaikan atau pemutakhiran data yang tidak akurat, melalui pengelola kepegawaian Perangkat Daerah masing-masing atau administrator SIMPEG.
• Meminta penjelasan mengenai penggunaan data pribadinya kepada pengelola Aplikasi.
• Mencabut akses Login with Google kapan saja melalui pengaturan akun Google pribadi (myaccount.google.com → Keamanan → Akses pihak ketiga).

Permintaan terkait hak-hak di atas dapat disampaikan melalui kontak yang tercantum pada Bagian 9.

8Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perubahan fitur Aplikasi atau ketentuan peraturan perundang-undangan. Perubahan akan dipublikasikan pada halaman ini. Penggunaan Aplikasi secara berkelanjutan setelah perubahan tersebut dianggap sebagai persetujuan terhadap kebijakan yang telah diperbarui.

1Penerimaan Ketentuan

Syarat dan Ketentuan Penggunaan ini ("Ketentuan") mengatur penggunaan SIMPEG Kota Salatiga yang disediakan dan dikelola oleh BKPSDM Kota Salatiga. Dengan mengakses atau menggunakan Aplikasi, pengguna dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui untuk terikat pada Ketentuan ini beserta Kebijakan Privasi yang menyertainya.

2Ruang Lingkup dan Kelayakan Pengguna

SIMPEG adalah sistem informasi internal pemerintah yang disediakan khusus untuk:

• Aparatur Sipil Negara (ASN) yang berstatus aktif di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga.
• Pengelola/admin kepegawaian yang ditunjuk secara resmi oleh masing-masing Perangkat Daerah.

Aplikasi tidak disediakan untuk digunakan oleh masyarakat umum, badan usaha, maupun pihak yang tidak memiliki hubungan kepegawaian dengan Pemerintah Kota Salatiga. Akun yang terindikasi digunakan oleh pihak yang tidak berhak dapat dinonaktifkan sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan sebelumnya.

3Akun dan Login with Google

• Pengguna masuk ke Aplikasi hanya melalui metode Login with Google; Aplikasi tidak menyediakan login menggunakan NIP/username dan kata sandi terpisah.
• Login with Google hanya dapat digunakan apabila alamat surel Google pengguna telah terdaftar dan diverifikasi terlebih dahulu oleh pengelola kepegawaian; akun Google yang belum terdaftar tidak akan diberikan akses ke data kepegawaian.
• Karena akses ke Aplikasi sepenuhnya bergantung pada akun Google yang terhubung, pengguna wajib menjaga keamanan akun Google miliknya, termasuk kata sandi dan verifikasi dua langkah (2FA), dan wajib segera melaporkan kepada administrator apabila mencurigai adanya akses tidak sah.
• Jika alamat surel Google pengguna berubah atau akun Google tidak dapat diakses, pengguna wajib menghubungi pengelola kepegawaian untuk memperbarui alamat surel yang terdaftar.
• Pengelola berhak menonaktifkan atau mencabut akses akun pengguna yang sudah tidak berstatus ASN aktif di Pemerintah Kota Salatiga, atau yang terbukti melanggar Ketentuan ini.

4Kewajiban dan Tanggung Jawab Pengguna

Dalam menggunakan Aplikasi, pengguna wajib:

• Mengisi dan memutakhirkan data kepegawaian secara benar, lengkap, dan sesuai dengan dokumen resmi yang sah.
• Menggunakan Aplikasi hanya untuk keperluan administrasi kepegawaian yang sah dan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
• Tidak mengunggah dokumen atau data yang dipalsukan, menyesatkan, atau melanggar ketentuan peraturan perundang-undangan.
• Tidak mengakses, mencoba mengakses, atau membagikan data kepegawaian milik ASN lain di luar kewenangan yang diberikan.
• Tidak melakukan tindakan yang dapat mengganggu, merusak, atau membebani kinerja sistem, termasuk namun tidak terbatas pada upaya peretasan atau penyalahgunaan celah keamanan.

5Hak Kekayaan Intelektual

Seluruh perangkat lunak, tampilan antarmuka, basis kode, dan elemen desain SIMPEG merupakan milik BKPSDM Kota Salatiga/Pemerintah Kota Salatiga, kecuali dinyatakan lain. Data kepegawaian yang diinput oleh pengguna tetap menjadi data resmi kepegawaian ASN yang bersangkutan dan dikelola oleh Pemerintah Kota Salatiga sesuai ketentuan pengelolaan arsip dan data pemerintah.

6Ketersediaan Layanan

Kami berupaya menjaga ketersediaan dan kinerja Aplikasi secara wajar, namun tidak menjamin bahwa Aplikasi akan selalu bebas dari gangguan, kesalahan teknis, atau waktu henti (downtime), termasuk yang disebabkan oleh pemeliharaan terjadwal, gangguan jaringan, atau force majeure, maupun gangguan pada layanan Google yang memengaruhi proses Login with Google. Pemberitahuan pemeliharaan terjadwal akan diupayakan disampaikan sebelumnya melalui kanal komunikasi internal instansi.

7Batasan Tanggung Jawab

Sepanjang diizinkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, pengelola tidak bertanggung jawab atas kerugian yang timbul akibat: (a) kesalahan input data oleh pengguna; (b) penyalahgunaan akun akibat kelalaian pengguna dalam menjaga keamanan akun Google miliknya; atau (c) gangguan layanan yang berada di luar kendali wajar pengelola, termasuk gangguan pada layanan pihak ketiga (Google). Ketentuan ini tidak menghapus kewajiban dan tanggung jawab pengelola sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan mengenai pelindungan data pribadi dan penyelenggaraan sistem elektronik.

8Perubahan Layanan dan Ketentuan

Kami berhak untuk mengubah, menambah, atau menghentikan sebagian maupun seluruh fitur Aplikasi, serta memperbarui Ketentuan ini dari waktu ke waktu. Perubahan material akan diinformasikan melalui Aplikasi atau kanal komunikasi resmi instansi sebelum berlaku efektif.

9Hukum yang Berlaku

Ketentuan ini tunduk pada dan ditafsirkan sesuai dengan hukum Republik Indonesia, termasuk namun tidak terbatas pada Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik sebagaimana telah diubah, Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, serta peraturan perundang-undangan di bidang Aparatur Sipil Negara. Perselisihan yang timbul diupayakan diselesaikan secara musyawarah internal terlebih dahulu.